Nếu bạn muốn giữ an toàn cho các tệp của mình khỏi những con mắt tò mò, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất của bạn — đặc biệt nếu bạn sẽ lưu trữ các tệp đó trên đám mây, nơi các vi phạm dữ liệu và các vấn đề bảo mật khác có thể khiến chúng bị lộ ra thế giới bên ngoài.
Có một số cách để giữ cho các tài liệu liên kết đám mây của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu. Rất tiếc, Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu thực sự vào Google Documents. Có những tập lệnh của bên thứ ba hứa hẹn “hack” mật khẩu bảo vệ vào dịch vụ, nhưng đó là một quá trình khá liên quan và không được đảm bảo (và thiếu sót khi nói đến bảo mật).
Ngoài ra còn có các tiện ích mở rộng trình duyệt tuyên bố phục vụ một mục đích tương tự — mặc dù chúng tôi khuyên bạn không nên tin tưởng các tệp nhạy cảm của mình cho các nhà phát triển tiện ích mở rộng ngẫu nhiên, không xác định. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể làm để khóa các tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive.
Giữ an toàn cho thiết bị của bạn
Yubico YubiKey 5C NFC
Các tài liệu Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày có thể không có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu riêng lẻ, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên máy chủ của Google. Trừ khi bạn đã chia sẻ chúng, những người dùng khác không thể xem tệp của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn.
Để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi người ngoài, hãy đảm bảo tài khoản của bạn càng an toàn càng tốt: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và — để có kết quả tốt nhất — sử dụng khóa bảo mật phần cứng như Titan hoặc YubiKey để bảo vệ tài khoản của bạn. Với những thứ này tại chỗ, rất khó có khả năng bất kỳ ai có thể truy cập vào tài khoản của bạn.
Nếu lo lắng về việc ai đó theo dõi máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình, bạn sẽ muốn bảo vệ các thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN nếu chưa có — và mã hóa bộ nhớ trên bo mạch. Điện thoại của bạn có thể đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay của bạn, hãy đảm bảo bật BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) trong cài đặt của máy tính để ngăn chặn kẻ trộm.
Với các biện pháp phòng ngừa bảo mật này, bạn có thể cảm thấy khá an toàn khi bạn bè, gia đình hoặc kẻ trộm máy tính xách tay của bạn sẽ bị khóa khỏi bất kỳ Google Tài liệu nào bạn đã lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, nó không bảo vệ bạn nếu máy chủ của Google bị tấn công hoặc nhân viên của nó tọc mạch.
Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat
Lưu trữ đám mây an toàn nhất là lưu trữ bạn kiểm soát — hoặc ít nhất, là lưu trữ mà bạn kiểm soát mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của riêng mình, thì điều tốt nhất bạn có thể làm là thêm một lớp mã hóa bổ sung vào tài liệu của mình trước khi tải nó lên.
Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên PC của mình, tính năng mã hóa tích hợp của nó có thể là tùy chọn dễ dàng nhất. Mở tài liệu được đề cập và đi tới Tệp> Bảo vệ tài liệu> Mã hóa bằng mật khẩu. Chọn mật khẩu cho tệp và đảm bảo bạn nhớ mật khẩu đó — nếu bạn quên, tệp đó sẽ bị mất vĩnh viễn — sau đó tải nó lên Google Drive. (Đáng buồn thay, điều này sẽ không hoạt động trong các bộ ứng dụng văn phòng khác như LibreOffice.)
Nếu bạn có gói Acrobat trả phí, bạn có thể bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu trong Tệp> Bảo vệ bằng mật khẩu, sau đó kích hoạt mật khẩu. Nếu không, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể thực hiện thủ thuật này.
Google sẽ không thể đọc tệp, vì vậy hãy nói lời tạm biệt với chỉnh sửa trực tuyến, nhưng có lẽ đáng để đánh đổi nếu bạn chỉ có một vài tài liệu thực sự nhạy cảm. Nếu bạn cần xem hoặc chỉnh sửa tệp, bạn vẫn có thể tải xuống và mở tệp trên bất kỳ PC nào có cài đặt Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Giải mã tệp, thực hiện các chỉnh sửa của bạn, sau đó mã hóa lại và thay thế tệp đó trong Google Drive.
Mã hóa tài liệu với Boxcryptor
Nếu bạn cần mã hóa các tài liệu không phải Office hoặc bạn không sở hữu bản sao Microsoft Office, Boxcryptor là một sự lựa chọn linh hoạt hơn. Nó rất giống với Dropbox, Google Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, mặc dù thay vì sử dụng dịch vụ đám mây của riêng mình, nó kết nối với các chương trình đồng bộ hóa đám mây đã được cài đặt trên PC của bạn.
Vì vậy, bạn có thể cài đặt Boxcryptor, kích hoạt Google Drive trong cài đặt của Boxcryptor, sau đó truy cập Boxcryptor từ thanh bên của File Explorer. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào bạn muốn bảo mật, chọn Boxcryptor> Mã hóavà xem hộp kiểm chuyển sang màu xanh lục. Bạn sẽ vẫn thấy các tệp trong Google Drive, nhưng chúng sẽ không thể truy cập được trừ khi bạn đã cài đặt và đăng nhập Boxcryptor.
(Lưu ý rằng Boxcryptor miễn phí khi đồng bộ một dịch vụ lưu trữ đám mây giữa hai PC, nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều dịch vụ — hoặc nhiều thiết bị — bạn sẽ cần một gói trả phí với $ 48 mỗi năm.)
Mã hóa tài liệu bằng Veracrypt
Nếu bạn muốn thứ gì đó hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể sử dụng với bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào và bất kỳ thiết bị nào, Veracrypt là vô cùng mạnh mẽ. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo một vùng chứa được mã hóa trong đó bạn có thể lưu trữ bất kỳ tệp nào bạn muốn — sau đó đặt ở bất kỳ đâu để lưu giữ an toàn.
Nó không phải là chương trình thân thiện với người dùng nhất cho người mới bắt đầu, nhưng nó sẽ thực hiện thủ thuật này miễn phí. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo một vùng chứa tệp được mã hóa mới trong thư mục Google Drive của bạn và gắn kết tệp đó từ cửa sổ chính của Veracrypt.
Nó sẽ xuất hiện như thể là một ổ cứng ngoài — sau đó bạn có thể kéo các tệp nhạy cảm của mình vào đó, ngắt kết nối ổ đĩa và vùng chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Chỉ cần biết rằng bạn sẽ cần cài đặt Veracrypt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy cập tài liệu bên trong vùng chứa đó.
Thật không may khi Google vẫn chưa thêm một tính năng bảo vệ bằng mật khẩu đơn giản vào Google Docs, nhưng hiện tại, ít nhất bạn có một vài tùy chọn khác nhau.
Thích những gì bạn đang đọc?
Đăng ký cho Mẹo & Thủ thuật bản tin để có lời khuyên từ chuyên gia để tận dụng tối đa công nghệ của bạn.
Bản tin này có thể chứa quảng cáo, giao dịch hoặc các liên kết liên kết. Đăng ký nhận bản tin cho thấy bạn đồng ý với Điều khoản sử dụng và Chính sách bảo mật. Bạn có thể hủy đăng ký nhận bản tin bất cứ lúc nào.
